Vì liên quan đến nhiều dự án khác nhau, nên cần là người có tính tò mò. Cần là người có khả năng giao tiếp tốt, hiểu đúng yêu cầu của khách hàng và truyền đạt một cách dễ hiểu.

Đây là công việc nhận yêu cầu từ người dân và doanh nghiệp, lập các tài liệu cần nộp cho các cơ quan hành chính (bộ, sở, ủy ban tỉnh, ủy ban thành phố, ủy ban quận, ủy ban xã, đồn cảnh sát, sở cứu hỏa, v.v.) và thay mặt họ thực hiện thủ tục nộp các tài liệu đó. Các công việc độc quyền mà chỉ những người có chứng chỉ hành chính mới có thể thực hiện bao gồm 3 loại: "lập các tài liệu nộp cho cơ quan hành chính", "lập các tài liệu liên quan đến quyền và nghĩa vụ" và "lập các tài liệu liên quan đến chứng minh sự thật". Các tài liệu tiêu biểu là đơn xin giấy phép kinh doanh nhà hàng, hợp đồng mua bán hoặc cho thuê khi mua bán hoặc cho thuê tài sản, tài liệu kế toán của công ty, báo cáo điều tra tai nạn giao thông, v.v. Loại giấy tờ mà hành chính viên xử lý rất đa dạng, được cho là có hơn 10.000 loại. Việc soạn thảo chính xác và nhanh chóng những loại giấy tờ này là điều khó khăn đối với những người không có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm. Tuy nhiên, đối với những loại giấy tờ liên quan đến quyền lợi và lợi ích, nếu nộp trễ hạn hoặc có nội dung không đầy đủ, có thể dẫn đến việc mất quyền lợi và lợi ích. Mặt khác, cơ quan hành chính tiếp nhận giấy tờ cũng sẽ bị chậm trễ trong việc xử lý những loại giấy tờ có nhiều thiếu sót, nhưng nếu là giấy tờ chính xác do chuyên gia soạn thảo thì có thể xử lý một cách hiệu quả. Công việc của chuyên viên hành chính, người đóng vai trò là "cầu nối giữa công dân và chính quyền", rất có ích cho cả người nộp và người tiếp nhận. Gần đây, công việc của họ không chỉ là lập các loại giấy tờ theo yêu cầu, mà còn bao gồm cả việc tư vấn giải pháp cho các vấn đề và đại diện thực hiện các thủ tục. Tuy nhiên, hành chính viên lập các loại giấy tờ liên quan đến pháp luật cũng không thể đảm nhận các công việc độc quyền của các chuyên gia khác. Các công việc không thể thực hiện bao gồm "thủ tục tố tụng" của luật sư, "khai thuế" của kế toán thuế, "đăng ký" của hành chính viên tư pháp, v.v. Do đó, để mở rộng phạm vi công việc, nhiều người đã lấy thêm các chứng chỉ khác như hành chính viên tư pháp, kế toán thuế, v.v. để làm thêm.

Hành chính viên là một trong những chứng chỉ quốc gia. Để có được chứng chỉ này, bạn phải vượt qua kỳ thi hành chính viên do Trung tâm nghiên cứu thi hành chính viên, một tổ chức được Bộ trưởng Bộ Nội vụ chỉ định, tổ chức. Không có yêu cầu đặc biệt nào về điều kiện dự thi, bất kỳ ai cũng có thể tham gia thi, không phân biệt tuổi tác, trình độ học vấn hay quốc tịch. Số lượng thí sinh tham gia kỳ thi năm 2021 là 47.870 người, trong đó có 5.353 người đỗ. Tỷ lệ đỗ là 11%. Thí sinh đỗ trẻ nhất là 14 tuổi, lớn nhất là 82 tuổi. Đây là chứng chỉ quốc gia về pháp luật nên rất khó, nhưng ngay cả những người chưa từng học luật cũng có thể đỗ. Hãy học tập hiệu quả để tham gia kỳ thi. Tuy nhiên, ngay cả khi đỗ kỳ thi hành chính, bạn vẫn không thể làm công việc hành chính. Để thực sự bắt đầu công việc hành chính, bạn cần đăng ký và gia nhập "Hiệp hội hành chính Nhật Bản". Bạn cần nộp hồ sơ cho Hiệp hội hành chính tỉnh, thành phố, và sau khi vượt qua vòng xét duyệt, bạn sẽ hoàn tất việc đăng ký và gia nhập. Lúc đó, bạn có thể làm việc với tư cách là hành chính. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý rằng việc đăng ký này tốn khoảng 200.000 đến 300.000 yên. Bạn có thể tự thành lập văn phòng và làm việc, nhưng đối với những người mới vào nghề, nhiều người thường làm việc tại văn phòng hành chính hoặc văn phòng luật sư để tích lũy kinh nghiệm thực tế và mở rộng mạng lưới quan hệ.

Có hai cách để trở thành hành chính viên mà không cần thi hành chính viên. Một là sử dụng "hệ thống đặc cách" dành cho công chức. Nếu có kinh nghiệm làm công việc hành chính trong một số năm nhất định (17 năm đối với người tốt nghiệp trung học, 20 năm trở lên đối với người tốt nghiệp trung học cơ sở) với tư cách là công chức của chính phủ hoặc tổ chức công cộng địa phương, bạn có thể đăng ký hành chính viên mà không cần thi. Đây là phương pháp tốn thời gian, nhưng có lợi thế là công chức có thể độc lập làm hành chính viên sau khi nghỉ hưu. Phương pháp thứ hai là trở thành luật sư, luật sư sáng chế, kế toán viên công chứng, kế toán viên thuế. Thực tế, khi có được các chứng chỉ này, bạn sẽ tự động có được chứng chỉ hành chính viên, nên chỉ cần đăng ký là có thể làm công việc hành chính viên. Tuy nhiên, các chứng chỉ này đều có độ khó cao hơn chứng chỉ hành chính viên. Đối với những người muốn trở thành hành chính viên, đây có lẽ là phương pháp không thực tế.

Việc số hóa thông tin xử lý của các cơ quan công quyền cuối cùng cũng đã bắt đầu, chẳng hạn như việc thẻ My Number được tích hợp chức năng thẻ bảo hiểm. Trong tương lai, có thể sẽ không cần phải nộp giấy tờ cho cơ quan hành chính nữa, mà chỉ cần sử dụng máy tính hoặc điện thoại thông minh để tạo hồ sơ đăng ký trực tuyến là đủ. Nếu vậy, công việc của các chuyên viên hành chính, vốn là việc tạo và nộp giấy tờ, có khả năng sẽ giảm đi. Từ nay trở đi, ngoài việc lập các tài liệu chính xác và đầy đủ, có lẽ cần phải tập trung vào việc tư vấn các thông tin hữu ích và phương pháp hiệu quả. Cần phải cố gắng trở thành người có ích cho khách hàng. Việc kết hợp với các công việc khác cũng sẽ giúp cung cấp dịch vụ đáp ứng được nhiều yêu cầu của khách hàng.

Thu nhập trung bình hàng năm là 4,12 đến 5,3 triệu yên. Tiền thù lao được quyết định theo hợp đồng với khách hàng, ví dụ như tiền thù lao cho mỗi tờ giấy tờ, tiền thù lao cho mỗi giờ tư vấn. Số tiền này được quy định chi tiết trong điều lệ của "Hiệp hội hành chính", và không được nhận nhiều hơn số tiền đó. Thu nhập có sự chênh lệch lớn giữa các cá nhân, nếu làm thêm nghề luật sư hành chính, chuyên gia điều tra đất đai và nhà cửa, hoặc hợp tác với những người có bằng cấp đó để mở văn phòng, thì có thể có thu nhập ổn định.

Nhiều văn phòng làm việc theo giờ hành chính, từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều các ngày trong tuần. Nếu làm việc tự do, bạn có thể tự chọn ngày nghỉ.

Văn phòng hành chính, văn phòng luật sư, v.v.

Đây là biểu đồ giúp bạn dễ dàng nắm bắt các con đường chính để trở thành chuyên viên hành chính!